فایل اصول تعيين بودجه در سازمان ها
دسته بندي :
کالاهای دیجیتال »
رشته اقتصاد (آموزش_و_پژوهش)
مقدمه :
نقطه آغاز بودجه ريزي در
هر مؤسسه برآورد مقدار فروش است.
در واقع ضرورت تعيين حدود
فروش آتي آنقدر مهم است كه حتي درمؤسساتي
كه از سيستم كنترل بودجه‌اي استفاده نمي‌شود كوشش هائي براي تخمين درآمد
حاصل از فروش به عمل مي آيد. زيرا مديريت مؤسسات به خوبي آگاهند كه خون حياتي
مؤسسه همان درآمد است.
1- موارد استفاده از پيش
بيني فروش
علاوه بر تخمين و برآور
مقدار درآمدهاي آتي، از پيشبيني فروش استفاده‌هاي متعدد ديگري نيز به عمل مي آيد.
في‌المثل پيشبيني مذكور، هسته مركزي هم‌آهنگي فاليت هاي مؤسسه را تشكيل مي‌دهد و
برنامه‌ريزي توليد، براساس پيشبيني فروش انجام مي‌گيرد.
مضافاَ پيش بيني فروش به
كنترل موجودي‌ها ياري مي‌دهد. ولي در اينجا يادآور ميگردد كه براي حفظ موجودي
انباردر حد معقول، بايد نوسانات فروشدر ماه‌هاي مختلف برآورد شود. اطلاع از نقاط اوج واقل تقاضا، اين
امكان را براي مديريت فراهم مي‌سازد كه با توجه به آن، موجودي‌ها را نگهداري و
كنترل نمايد.
بسياري از شركت ها و
مؤسسات از پيش‌بين فروش، به عنوان پايه برنامه‌ريزي فعاليتهاي تبليغاتي استفاده
مي‌كنند. در واقع در بعضي شركت‌ها بودجه تبليغات برحسب درصدي از برآورد مقدار فروش
تهيه و تنظيم ميگردد. پيشبيني فروشهر يكاز محصولات، امكان آنرا ايجاد مي‌كند كه
براي افزايش تقاضاي محصولاتي كه فروش كمتري ( پيشبيني فروش نشان مي‌دهد كه احتمال
تغييرات تقاضا بابت محصولات شركت چه زماني خواهد بود و اين مسئله ، براي برنامه‌ريزي
پژوش و گسترش در زمينه محصولات مؤسسه حائزاهميت بسيار است.)
( به عبارت بسيارساده،
عملاَ كليه فعاليتهاي مؤسسه به پيشبيني فروش مرتبط است)
2- مراحل پيشبيني فروش
( روش خاصي وجود ندارد كه
به موجب آن نتايج حاصله كاملاَ صحيح ودرست باشد ولي برخورد سنجيده ومنظم با مساله،
خود شيوه‌اي براي كاهش حاشيه اشتباه محسوب مي‌شود.
مراحل كلي پيشبيني فروش
به شرح زير است:
- محصولات مؤسسه به دسته‌هاي
مختلف طبقه‌بندي ميگردد.
- عوامل موثر بر فروش هر
يك از طبقات محصول مورد ارزيابي ارزيابي قرار مي‌گيرد.
- روش يا روش‌هاي پيش بيني
مناسب براي برآورد فروش هر يك از طبقات محصول انتخاب مي‌شود.
- آمار واطلاعات مربوط جمع‌آوري
، طبقه‌بندي ، تعديل وارزيابي ميگردد.
- مفروضاتي درباره عواملي
كه قابل اندازه‌گيري يا پيشبيني نيست اتخاذ ميگردد.
- پيشبيني ها برحسب طبقات
معين محصول، انواع محصول و مناطق مختلف صورت مي‌گيرد.
- پيشبيني ها برحسب طبقات
معين محصول، انواع محصول و مناطق مختلف صورت مي‌گيرد.
- هر چند گاه يكبار عمليات
وارسي شده و در صورت لزوم پيش‌بيني‌ها مورد تجديد نظر قرار مي گيرد.
3- روش‌هاي پيش بيني فروش
عليرغم تعدد روش‌هاي پيشبيني،
نمي‌توان ازروشي به عنوان بهترين روش پيشبيني فروش نام برد. طبقات مختلف محصول
ايجاب مي‌كند كه از روش‌هاي مختلفه براي پيشبيني فروش استفاده شود.
عوامل مهم متعددي در گزينش
روش موثر است كه مهمترين آن به شرح زير مي‌باشد:
- كوچكي يابزرگي مؤسسه
- نوع وتنوع محصولات
- روش‌هاي توليد
- ويژگيهاي بازار
- مجاري وروش‌هاي توزيع
- هزينه نسبي روش‌هاي مورد
استفاده
- وجود كاركنان ورزيده
- مدت دوره مورد پيشبيني
شش روش براي پيشبيني فروش
وجود دارد كه در پيش‌بيني‌ها معمولاَ از يك يا چند روش به شرح ذيل استفاده مي شود:
- نظرات كميته مديران
- نظرات فروشندگان
- تحليل همبستگي
- تحليل روند
- تحليل صنعت
- تركيب روش‌هاي مختلف
بايد توجه به امتيازها و
محدوديت‌هاي هر روش توه خاص مبذول گردد.
مديريت مؤسسه مي‌بايست با
مطالعه وبررسي عوامل داخلي وخارجي موثر بر فاليت‌هاي مؤسسه ، همچنين امتيازها
ومحدوديت‌هاي هر روش، انتخاب خود را درباره روش‌پيش‌بيني به عمل آورد.
3-1 - روش نظرات كميته
مديران
در اين روش ، چندتن از مديران مؤسسه در كميته‌اي
گرد هم جمع شده و نظرات خود را درباره ميزان فروشآتي ابراز مي‌دارند و در مجموع به
يك نظر خاص مي‌رسند. در اين روش به جاي شيوه فردي، ازشيوه گروهي استفاده ميگردد.
معمولاَ مديران عضو كميته مورد بحث،بر حسب تخصص در فعاليتهاي مختلف مؤسسه انتخاب
مي‌شوند.
انجام اين كار در مواقعي
كه از بودجه‌ريزي متوالي استفاده شده وارقام بودجه هر ماه مورد تجديد نظر قرار مي‌گيرد
ضروري است. در اين روش ماهي كه تازه خاتمه
يافته از بودجه حذف و ارقام مربوط به ماه جديدي به بودجه اضافه مي‌شود. باين ترتيب
بودجه مؤسسه همواره ارقام مربوط به يكسال آتي را در بر مي‌گيرد.
مهمترين امتيازي روش پيشبيني
فروش برحسب نظرات كميته مديران، آنستكه در
اين روش گروهي از افراد كه در موقعيتي ممتاز قرار گرفته و از عوامل مهم موثر بر فعاليتهاي مؤسسه مطلع هستند گرد هم جمع
مي‌شوند. في‌المثل مدير
فروش نظر تخصصي خود را درباره امكان
بالقوه بازار فروش محصولات مؤسسه، و مدير توليد
اطلاعات لازم را درباره ظرفيت و امكانات توليد و مدير مالي آمار واطلاعات مربوط به
وضعيت مالي مؤسسه را ارائه مي‌دهند.
مدير خريد نيز مي‌تواند
عضو موثري دركميته مديران مورد بحث باشد. او اطلاعات لازم را درباره قيمت‌ها،
منابع خريد و وجود مواد اوليه در اختيار دارد.
البته چنانچه مؤسسه داراي
مدير امور بودجه باشد . او اطلاعات لازم را درباره قيمت‌ها، منابع خريد و وجود
مواد اوليه در اختياردارد.
البته چنانچه مؤسسه داراي
مدير امور بودجه باشد مي توان او را عضو كميته مذكور كرده ويا اينكهن او را به
صورت مشاور در اختيار اين كميته قرار داد.
در روش نظرات كميته
مديران،مطالعات دقيق آماري و جداول و نمودارهاي مربوطه حذف مي‌شود. به اعتقاد بعضي
افراد، اين خود امتياز روش مذكور محسوب ميگردد. در واقع بعضي شركت‌ها و مؤسسات،
فاقد افراد ورزيده و متخصص جهت تهيه مطالعات آماري مفصل بوده و تنها راه پيشبيني
و برآورد فروش،اتكاء به نظرات مديران است.
بهرحال عده‌اي
معتقدند كه توانائي پيشبيني منطقي و قابل
قبول فروش بدون استفاده از اطلاعات مفصل آماري خود امتيازي محسوب ميگردد.
به نظرعده‌اي ديگر اتكاء
به نظرات افراد، از محدوديت‌هاي روش پيشبيني است. به اعتقاد اينان در پيشبيني و
برآورد فروش استفاده از تحليل‌هاي آماري، به مراتب بر نظرات شخصي رجحان دارد زيرا
نظرات مذكور صرفاَ متكي به حدس و گمان نبوده ومتكي به منبع آماري از قبيل پيش‌بيني‌هاي
اقتصدي ، تحليل همبستگي و گرازش‌هاي مربوط به بازار مي‌باشد.
انتقادهاي فوق درباره پيش‌بيني‌ها
ونظرات سردستي مديران صادق است. ولي همانطور كه قبلاَ اشاره شد نظرات مديران فروش،
توليد مالي و ساير مقامات شركت، تنها بر مبناي تجربيات واطلاعات شخصي اتخاذ نمي
گردد.
مديران فوق در بسياري از
موارد پيش از هرگونه نتيجه‌گيري، آمار و اطلاعات مربوط به عوامل داخل و خارج از
مؤسسه را به مقياس وسيع، مورد مطالعه و بررسي قرار مي‌دهند. پس مي‌توان گفت
گرچه ارقام آماري هنگام بيان نظرات
مديران، احتمالاَ مستقيماَ بيان و ارائه
نمي‌شود ولي در واقع امر،نقش بسيارمهمي در شكل گيري نظرات آنان دارد.
بهر تقدير استفاده مطلق از نظرات كميته مديران در پيشبيني
فروش در يك موسسه بزرگ با خطوط توليد مختلف، قابل تامل است.
پيش بينيو برآورد فروش
جداگانه هر يك از محصولات، مستلزم صرف ساعات بسياري از اوقات گرانبهاي مديران است.
اگر كميته فقط كل فروش را برآورد كند در آن صورت باز بايد رقم فروش كلي بر حسب
محصول، فصول مختلف و مناطق متفاوت تفكيك
گردد تا بتوان براساس آن مقدار فروش خريد، توليد، فعاليتهاي تبليغاتي و امور مالي را برنامه‌ريزي و كنترل كرد.
مؤسسات و شركت‌هاي بزرگ مي‌توانند
از مزاياي پيشبيني طبق نظرات كميتته مديران استفاده نمايند مشروط بر آنكه
تعديلاتي در اين روش انجام گيرد. في‌المثل مي‌توان از اين روش براي بررسي
برآوردهائي كه طبق روش‌هاي ديگر انجام گرفته، استفاده كرد. در حقيقت روش مذكور
ابزار فوق‌العاده مطلوبي براي صيقل پييش‌بيني هاي ديگر است.